公費伝票発行システムについて
- Q1.具体的に何が変わるの？
- システム導入店舗 ※1» に限定されますが、伝票が「手書き」から「プリンター出力」に変わります。なお、これまで通り、見積・請求・納品書の3枚をお渡ししますので、購入後の手続きは何も変わりはございません。
- Q2. メリットは？
- 従来の手書き時よりも円滑に利用していただけると考えています。(特に購買部)また、履歴管理を行いますので、残高照会などのお問い合わせにも迅速に対応できます。
- Q3. 誰でも利用できるの？
- 利用して頂く際には、【利用者登録】が必要です。システム導入店舗 ※1» にて、お申し込み下さい。(登録の際は、教職員証をご提示願います。)
- Q4. 登録しなくても、今まで通りに手書きで対応してもらえますか？
- 生協全体が新システムに移行しますので、公費での利用には【利用者登録】が必須になります。導入店舗で手書きでは伝票発行できなくなります。
- Q5. 導入店舗※1以外の店舗ではどうなるの？
- 基本的には、何も変更はございません。(引き続き、手書き伝票での対応になります)
ただし、システム導入店舗と同様に履歴管理させて頂きますので、システムが導入されていない店舗であっても、【利用者登録】が必要です。ご理解とご協力をお願いします。
- Q6. 誰を登録すれば良いのか？(教員は全員しておいた方がいいか？)
- 代表で登録されれば、その他の方は代理人として利用することができます。登録は予算をお持ちの方を想定しています。
- Q7. そもそも、公費とは？
- 以下のような名称で呼ばれている予算です。
運営交付金 / 受託研究費 / 委任経理金 / 寄付金 / 科研費(文部省科学研究費、厚生労働省科学研究費)等々
利用者登録について
- Q1. 登録は誰でもできるの？
- 申し訳ございませんが、名古屋大学の教職員証を所有している方に限定させていただきます。(登録者は、支払責任者や事務責任者という位置づけのため)
- Q2. 非常勤職員なので、教職員証を持っていないのですが…。
- 登録者の代理という形で、これまで通りにご利用頂けますので、教職員証所有者の方が、代表登録をお願いします。
(この場合、教職員証のコピーのような登録者の教職員番号が確認できるものをご提示下さい)
- Q3. 科研費のつく特別研究員で、番号がない人はどうしたらよいか？
- 生協の方で番号を発行しますので、その旨を記入して教職員番号欄は空白で登録の申請をして下さい。
- Q4. 複数の部署に所属している場合はどのようにしたらよいのか？
- 予算執行されている所属の方で登録をお願いします。(複数部署での登録も可能です。その場合、どの登録で利用するのかを事前にお申し出下さい。)
- Q5. 登録しなかった場合は？
- 公費での利用ができなくなります。導入店舗にてご登録下さい。
- Q6. 現金で利用する際にも職員証の提示は必要？
- いいえ、公費以外は不要です。これまで通りご利用下さい。
利用方法について
- Q1. どのように利用するの？
- これまでのように、公費を利用したい旨を係員にお伝え下さい。システムの手続き上、まず先に利用者入力をする必要がありますので、登録者の教職員証(または、コピーなどの教職員番号が確認できるもの)をご提示下さい。
- Q2. 伝票は、その場で発行できますか？
- 従来通り、即時発行いたします。
- Q3. サインは必要ですか？
- 登録者ご本人の場合はサイン不要です。(伝票に登録者が印字されますので、確認欄にチェックをお願いします)
- Q4. 登録者の代わりに利用することはできますか？
- 登録者の教職員証(または、コピーなどの教職員番号が確認できるもの)をご提示下さい。また、受領者欄にサインをお願いします。(印鑑は不要です)
- Q5. まとめはできますか？
- 従来通り、大学からの要請に基づき、伝票をまとめることはできません。
- Q6. 納品書に受領者欄がありますが、これはなぜですか？
- 大学からの要請に基づき、作成しました。
その他
- Q1. 法人カードって何ですか？
- 法人カードの全学的な検討はまだ進んでいないようですが、大学が導入を検討している公費決済用クレジットカードの事です。具体的な問い合わせは大学の方にお願いします。
- Q2. 法人カードの申し込みと今回の生協の登録は別の関係なのか？
- 別ですが、法人カード導入時にスムーズに移行できるシステムを目指して、10月2日より稼働していきます。
